העברת משרדים היא תהליך מורכב ומאתגר שדורש תכנון מוקדם וביצוע מדויק. זה לא משנה אם מדובר במעבר למשרד גדול יותר או למקום אסטרטגי יותר או בצמצום שטח – חשוב להתייחס בכובד ראש לתהליך ולהיערך אליו כמו שצריך. כאן תוכלו לקרוא על השלבים העיקריים בתהליך של העברת משרדים וגם תקבלו מאיתנו טיפים חשובים להצלחה.
החשיבות של ההכנות והתכנון לקראת העברת משרדים
השלב הראשון והחשוב ביותר בתהליך העברת משרד הוא שלב ההכנות והתכנון. בשלב זה יש להביא בחשבון היבטים רבים כדי להבטיח מעבר חלק ויעיל.
- תקשורת ושקיפות מול העובדים והלקוחות – לפני אתם מתחילים כל דבר שקשור להעברת המשרדים, חשוב לתקשר את המהלך לעובדים וללקוחות בשקיפות ובאופן מסודר. יש ליידע אותם על התוכניות, על לוח הזמנים, על הסיבות למעבר ומה צפוי בתהליך. תקשורת נכונה תסייע לצמצם חששות ותתרום לשיתוף פעולה של כל הגורמים המעורבים
- בחירת מקום אסטרטגי חדש למשרד – בחירת המקום של המשרד החדש היא החלטה חשובה מאוד שיש לתת עליה את הדעת. חשוב שתשקלו פרמטרים כמו נגישות לתחבורה ציבורית, חנייה, קרבה ללקוחות או לשותפים עסקיים, עלויות השכירות ועוד. הרעיון הוא שתשתדרגו בהתאם לעסק שלכם, וזה לא משנה אם אתם עוברים למשרד גדול יותר או דווקא מצמצמים את השטח שתעבדו בו
- תכנון פריסת המשרד החדש ומיפוי החדרים מראש – לפני המעבר בפועל מומלץ לתכנן ולרשום את פריסת המשרד החדש. יש למפות את החדרים, את עמדות העבודה ואת הציוד שיוצב בהם. מיפוי מראש יאפשר מעבר יעיל יותר וימנע בלבול וטעויות. בשלב הזה כדאי גם לבדוק את התשתיות במקום כמו חשמל, תקשורת ותשתיות IT ולוודא שהמבנה החדש ערוך לקלוט אותם
שלבי העברת המשרדים
לאחר שלב התכנון, מגיע שלב הביצוע של העברת המשרדים. זהו שלב מורכב שדורש עבודה מסודרת ומקצועית תוך תיאום מול גורמים שונים.
- אריזה, פירוק והרכבה של כל הציוד שלכם עם חברה מקצועית – אריזת הציוד והמסמכים של המשרד היא משימה לא פשוטה שדורשת ידע, ניסיון והרבה סבלנות. חשוב להיעזר בחברה מקצועית שמתמחה בנושא של הובלת משרדים. חברה כזו תדע לארוז, לפרק, להעביר ולהרכיב מחדש את הציוד בצורה בטוחה ומסודרת תוך שמירה על שלמות הפריטים. זה גם חשוב מאוד לשקט הנפשי שלכם – במקום שאתם תתעסקו בכל העבודה הקשה ותהיו לחוצים שהציוד לא ייהרס או יישבר חלילה, החברה המקצועית תעשה הכול בשבילכם ואתם תוכלו להיות רגועים
- תזמון נכון של מעבר המשרד – קביעת מועד המעבר צריכה להתאים לצרכים העסקיים שלכם. רצוי לבצע את ההעברה בזמנים שבהם אפשר למזער את ההפרעה לעבודה השוטפת, למשל ביום שישי אם אתם לא עובדים ביום הזה. יש ליידע מראש את העובדים והלקוחות לגבי מועד המעבר המתוכנן כדי שהם יוכלו להתכונן כמו שצריך ולא יגיעו בטעות למקום שאתם עוברים ממנו ויגלו שאתם כבר לא נמצאים שם
- סידור מקדים של המשרד החדש לפני המעבר – בהתאם לתוכנית שנקבעה מראש, יש להכין את המשרד החדש לקליטת העובדים והציוד. זה כולל הצבת הריהוט, חיבורי חשמל ותקשורת, התקנת מערכות מיזוג, אינטרנט קווי ואלחוטי ועוד. מומלץ לבצע זאת כמה ימים לפני מועד ההעברה של המשרדים כדי שהכול יהיה כבר מוכן לחיבור ותוכלו להתחיל לעבוד כרגיל כמה שיותר מהר
- טיפול בציוד ישן והתאמת ריהוט חדש – העברת משרד היא הזדמנות טובה להיפטר מציוד ישן או כזה שלא היה בשימוש כבר זמן מה. לפני שאתם עוברים כדאי למיין הכול ולהחליט מה אתם לוקחים ומה אתם משאירים או תורמים. כמו כן, זה זמן מתאים לרכוש ריהוט וציוד חדש שיתאימו למשרד החדש. לגבי הציוד הישן, אל תשאירו במשרד שאתם עוברים ממנו את מה שלא צריך להישאר שם, ולוודא שאתם מעבירים הכול למישהו אחר או לפח האשפה
בחירת חברת הובלות מקצועית להעברת המשרד
אחד הגורמים החשובים ביותר להצלחת מהלך העברת משרד הוא בחירת חברת הובלות מנוסה ואמינה שתלווה את כל התהליך. כשאתם באים לבחור חברת הובלות להעברת משרדים, יש לבדוק כמה פרמטרים:
- ניסיון מוכח בהעברת משרדים ועסקים
- צוות מקצועי ומיומן בעל ידע בטיפול בציוד רגיש או שביר
- כוח אדם מספק וציוד הנפה מתאים
- מוניטין חיובי וביקורות טובות מלקוחות קודמים
- עמידה בלוחות זמנים ומתן שירות אדיב
- כיסוי ביטוחי מתאים
טיפים מנצחים להעברת משרדים מוצלחת
העברת משרדים היא תהליך מאתגר שמצריך תכנון קפדני, בחירת שותפים מקצועיים ועבודה צמודה מולם. הינה כמה טיפים חשובים להצלחת המהלך:
- התחילו את התכנון מוקדם ככל האפשר
- הגדירו את צורכי המשרד החדש והתאימו לו פריסה אופטימלית
- דברו על המעבר עם כל העובדים והלקוחות בשקיפות
- בחרו בקפידה מקום שישרת אתכם היטב גם בעתיד
- הסתייעו בחברת הובלות מנוסה שתתן מענה כולל
- עברו מיון וסנכרון של הציוד לפני המעבר
- תזמנו את המעבר למועד עם הפרעה מינימלית לעבודה
- הציבו אחראי מטעמכם לניהול מול כל הספקים
סיכום
העברת משרדים היא אומנם משימה לא פשוטה, אך עם ההכנה הנכונה, הסיוע המקצועי והיערכות מסודרת, תוכלו לבצע אותה בהצלחה ולהתחיל פרק חדש ומבטיח בחיי העסק שלכם. בהצלחה!
